Polityka prywatności KupBIP.pl
1. Zakres dokumentu
Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osób korzystających z KupBIP.pl, składających zamówienia, reprezentujących nabywcę lub odbiorcę, kontaktujących się z nami oraz obsługujących płatność.
2. Jakie dane przetwarzamy
W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać:
- imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail i dane służbowe,
- nazwę, NIP i adres nabywcy oraz odbiorcy,
- numer zamówienia lub umowy jednostki oraz domenę planowanego BIP,
- numer oraz status Zamówienia, wartość, metodę i status płatności,
- dane dokumentów księgowych i informacje potrzebne do ich wystawienia,
- adres IP, informacje o przeglądarce, znaczniki czasu, logi techniczne i bezpieczeństwa,
- treść korespondencji oraz informacje przekazane w związku z realizacją, reklamacją lub wsparciem.
Nie przechowujemy pełnych danych instrumentu płatniczego. Płatność internetowa jest obsługiwana w środowisku operatora PayU.
3. Cele i podstawy przetwarzania
- Przyjęcie i wykonanie Zamówienia – działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy, a w przypadku osoby reprezentującej instytucję także prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z Klientem.
- Obsługa płatności i dokumentów księgowych – wykonanie umowy oraz obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe.
- Kontakt, reklamacje i dochodzenie roszczeń – wykonanie umowy, obowiązki prawne oraz prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obronie i dochodzeniu roszczeń.
- Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie serwisu, klientów i danych.
- Utrzymanie serwisu i diagnostyka błędów – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu ciągłości, poprawności i bezpieczeństwa działania.
- Komunikacja marketingowa – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, jeżeli zostanie udzielona. Formularz zamówienia nie wymaga zgody marketingowej.
4. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym:
- PayU – w celu utworzenia i rozliczenia płatności internetowej,
- dostawcom systemów księgowych i fakturowania – w celu wystawienia, udostępnienia i wysłania proform oraz faktur VAT,
- dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych i obsługi infrastruktury,
- dostawcom usług IT, księgowych, prawnych lub serwisowych działającym na nasze zlecenie,
- bankom i operatorom rozliczeń dla przelewów tradycyjnych,
- organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.
Podmioty przetwarzające działają na podstawie umowy lub własnych podstaw prawnych i otrzymują tylko dane niezbędne do danej usługi.
5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady dobieramy usługi działające w Polsce lub Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca techniczny korzysta z infrastruktury poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, takiego jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem kontakt@luksoft.info.
6. Okres przechowywania
- dane Zamówienia, umowy i dokumentów księgowych – przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
- korespondencja dotycząca wykonania umowy i reklamacji – przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu niezbędnego do ochrony roszczeń,
- niezrealizowane Zamówienia i proformy – przez okres potrzebny do obsługi, rozliczenia i wykazania przebiegu procesu, nie dłużej niż jest to uzasadnione,
- logi techniczne i bezpieczeństwa – standardowo do