Aktualizacja: 21 lipca 2026 r.

Polityka prywatności KupBIP.pl

1. Zakres dokumentu

Polityka wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzamy dane osób korzystających z KupBIP.pl, składających zamówienia, reprezentujących nabywcę lub odbiorcę, kontaktujących się z nami oraz obsługujących płatność.

2. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z serwisu możemy przetwarzać:

• imię i nazwisko osoby kontaktowej, adres e-mail i dane służbowe,
• nazwę, NIP i adres nabywcy oraz odbiorcy,
• numer zamówienia lub umowy jednostki oraz domenę planowanego BIP,
• numer oraz status Zamówienia, wartość, metodę i status płatności,
• dane dokumentów księgowych i informacje potrzebne do ich wystawienia,
• adres IP, informacje o przeglądarce, znaczniki czasu, logi techniczne i bezpieczeństwa,
• treść korespondencji oraz informacje przekazane w związku z realizacją, reklamacją lub wsparciem.

Nie przechowujemy pełnych danych instrumentu płatniczego. Płatność internetowa jest obsługiwana w środowisku operatora PayU.

3. Cele i podstawy przetwarzania

1. Przyjęcie i wykonanie Zamówienia – działania przed zawarciem umowy i wykonanie umowy, a w przypadku osoby reprezentującej instytucję także prawnie uzasadniony interes polegający na komunikacji z Klientem.
2. Obsługa płatności i dokumentów księgowych – wykonanie umowy oraz obowiązki prawne, w tym podatkowe i rachunkowe.
3. Kontakt, reklamacje i dochodzenie roszczeń – wykonanie umowy, obowiązki prawne oraz prawnie uzasadniony interes administratora polegający na obronie i dochodzeniu roszczeń.
4. Bezpieczeństwo i zapobieganie nadużyciom – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na ochronie serwisu, klientów i danych.
5. Utrzymanie serwisu i diagnostyka błędów – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu ciągłości, poprawności i bezpieczeństwa działania.
6. Komunikacja marketingowa – wyłącznie na podstawie odrębnej zgody, jeżeli zostanie udzielona. Formularz zamówienia nie wymaga zgody marketingowej.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie niezbędnym:

• PayU – w celu utworzenia i rozliczenia płatności internetowej,
• dostawcom systemów księgowych i fakturowania – w celu wystawienia, udostępnienia i wysłania proform oraz faktur VAT,
• dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, kopii zapasowych i obsługi infrastruktury,
• dostawcom usług IT, księgowych, prawnych lub serwisowych działającym na nasze zlecenie,
• bankom i operatorom rozliczeń dla przelewów tradycyjnych,
• organom publicznym, gdy obowiązek udostępnienia wynika z prawa.

Podmioty przetwarzające działają na podstawie umowy lub własnych podstaw prawnych i otrzymują tylko dane niezbędne do danej usługi.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dobieramy usługi działające w Polsce lub Europejskim Obszarze Gospodarczym. Jeżeli dostawca techniczny korzysta z infrastruktury poza EOG, przekazanie następuje wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmu dopuszczonego przez RODO, takiego jak decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne. Szczegółowe informacje można uzyskać pod adresem kontakt@luksoft.info.

6. Okres przechowywania

• dane Zamówienia, umowy i dokumentów księgowych – przez okres wymagany przepisami podatkowymi, rachunkowymi oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
• korespondencja dotycząca wykonania umowy i reklamacji – przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu okresu niezbędnego do ochrony roszczeń,
• niezrealizowane Zamówienia i proformy – przez okres potrzebny do obsługi, rozliczenia i wykazania przebiegu procesu, nie dłużej niż jest to uzasadnione,
• logi techniczne i bezpieczeństwa – standardowo do 90 dni, chyba że dłuższe przechowywanie jest potrzebne do wyjaśnienia incydentu lub obrony roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu.

7. Dobrowolność i skutki niepodania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, ale dane oznaczone jako wymagane są konieczne do przyjęcia Zamówienia, identyfikacji nabywcy i odbiorcy, obsługi płatności oraz wystawienia dokumentu księgowego. Niepodanie ich uniemożliwi zawarcie lub wykonanie umowy.

8. Prawa osób, których dane dotyczą

W granicach określonych przez RODO przysługuje prawo:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
• sprostowania nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych danych,
• usunięcia danych lub ograniczenia ich przetwarzania,
• przenoszenia danych, gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się automatycznie,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
• wycofania zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wniosek można wysłać na kontakt@luksoft.info. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość lub uprawnienie do działania w imieniu danej osoby.

9. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany. System automatycznie przekazuje status płatności i może uruchomić wystawienie dokumentu księgowego, ale nie ocenia wiarygodności ani nie profiluje Klientów.

10. Pliki cookies i pamięć sesji

1. Serwis używa technicznych mechanizmów sesji niezbędnych do ochrony formularza, zapamiętania komunikatów i bezpiecznego przeprowadzenia procesu Zamówienia.
2. Techniczne cookies są niezbędne do działania żądanej usługi i nie służą do reklamy behawioralnej.
3. Jeżeli w przyszłości zostaną wdrożone narzędzia analityczne lub marketingowe wymagające zgody, będą uruchamiane dopiero po dokonaniu odpowiedniego wyboru przez użytkownika, a niniejsza Polityka zostanie uaktualniona.

11. Bezpieczeństwo

Stosujemy rozwiązania adekwatne do ryzyka, w szczególności szyfrowane połączenie HTTPS, ograniczenie dostępu do danych, tokeny CSRF, przygotowane zapytania bazodanowe, kontrolę poprawności danych, logowanie zdarzeń technicznych oraz kopie zapasowe. Dostęp do panelu administracyjnego powinien być chroniony indywidualnym, silnym hasłem.

12. Dane osób reprezentujących instytucję

Gdy Zamówienie składa osoba działająca w imieniu nabywcy lub odbiorcy, jej dane otrzymujemy bezpośrednio od niej, od reprezentowanej instytucji albo z korespondencji służbowej. Przetwarzamy je w celu komunikacji, zawarcia i wykonania umowy oraz dokumentowania ustaleń.

13. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w razie zmian prawa, sposobu działania serwisu, dostawców lub zakresu przetwarzania. Aktualna wersja i data obowiązywania są zawsze publikowane na tej stronie.

14. Kontakt

W sprawach prywatności i realizacji praw prosimy o kontakt: kontakt@luksoft.info.